Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

Nếu bạn đang muốn ứng tuyển một công việc yêu cầu sử dụng tiếng Anh thành thạo, vậy còn gì gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn là một email xin việc được viết bằng tiếng Anh! Hay đơn giản là bạn đang cần liên hệ với đối tác, khách hàng hay bạn bè là người nước ngoài nhưng không biết viết thư ra sao cho vừa chuyên nghiệp, lịch thiệp, lại vừa thể hiện được thái độ và tình cảm của mình?

Vậy hãy làm theo hướng dẫn sau đây để biết cách viết Email bằng tiếng Anh thật hoàn hảo và ghi điểm trong mắt người đồng nghiệp/đối tác bằng hướng dẫn siêu chi tiết dưới đây nhé!

Cách viết email bằng tiếng Anh dành cho dân văn phòng

Cấu trúc viết Email bằng Tiếng Anh cơ bản

Vì Email công việc đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ trang trọng, nên bạn cần nhớ là không bao giờ sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh nhé!

Ví dụ: Viết I am thay vì I’m, hoặc I will not thay vì I won’t.

Subject line (chủ đề Email)

Đây là một thông tin quan trọng nhưng lại đang bị rất nhiều người lãng quên. Với câu chủ đề hãy nói một cách cụ thể nhất có thể. Ví dụ, thay vì viết chủ đề là “Question” hãy viết “ Question About Schedule for Monday’s Meeting.”. Với cách viết cụ thể này người nhận sẽ biết bạn muốn nói điều gì, thậm chí là trước khi mở mail.

Bên cạnh đó, câu chủ đề cũng cần được diễn đạt một cách ngắn gọn và hấp dẫn vì dòng tiêu đề sẽ chỉ hiện thị được 50 kí tự (bao gồm cả dấu cách) và những email có câu chủ đề dưới 49 kí tự có tỉ lệ mở cao hơn 12,5% so với phần còn lại.

PHẦN MỞ ĐẦU – BEGINNING

Một lời chào sẽ thể hiện sự lịch sự, gây được thiện cảm với người nhận.

– Nếu đó là một người quen và đó không phải là một email trang trọng bạn có thể viết: “Hey Harry,”.

“Hi Jame” hoặc “Hello Jame” là một câu chào giản dị, được sử dụng khá phổ biến.

– Nếu bạn không biết tên của người đó (Ví dụ: bạn muốn gửi đến dịch vụ khách hàng), bạn có thể sử dụng “To Whom It May Concern.”

– Trong những email mang tính trang trọng bạn có thể sử dụng “Dear Sir/Madam,” hoặc “Dear Mr/Ms Smith,”. Lưu ý sau “Dear” chỉ dùng họ, không dùng tên riêng và không dùng Ms, Mrs trước họ của một người phụ nữ mà bạn không chắc chắn họ đã kết hôn hay chưa.

– Theo các website kinh doanh, sau lời chào trong một email thông thường bạn nên sử dụng dấu “,” còn trong một email công việc sẽ được thay bằng dấu “:”. Tuy vậy nếu bạn không thể nhớ hết các quy tắc, bạn có thể dùng dấu “,” trong mọi trường hợp.

Ví dụ hãy bắt đầu bức thư của bạn bằng việc chào hỏi và xưng hô với người nhận như sau:

Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A

Lưu ý 1: Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Ms cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau cũng không kém phần trang trọng.

“Dear Sir/ Dear Madam”

Lưu ý 2: Nếu người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy gọi họ bằng “Last name” (Họ).

Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là John Doe, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Doe. Còn nếu người nhận thư là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ như sau:

“Dear Mrs. Dang Thuy Linh hoặc Dear Ms. Thuy Linh.“

Học Tiếng Anh cùng giáo viên bản ngữ tại EIV (Ảnh-EIV) để viết email bằng tiếng Anh chuẩn nhất.

 

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH – BODY

Nếu bạn đang viết Email bằng tiếng Anh trả lời cho ai đó: Ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email trả lời, bạn có thể viết: Thanks for contacting [Company Name].

Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy viết: “I am very happy to receive your email”. Việc bạn cảm ơn hoặc nói “Tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.

Nếu bạn là người chủ động viết email: Bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do viết email của mình cho người đọc biết. Có thể tham khảo một số mẫu câu sau:

Ví dụ: “With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you” (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% giá trị sản phẩm).

Tiếp theo là phần nội dung chính của email: Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số gợi ý cho những nội dung email phổ biến nhất mà bạn có thể sẽ cần dùng trong thực tế:

👉 Xem tiếp: https://eiv.edu.vn/cach-viet-email-bang-tieng-anh/

#email #emailtienganh #giaovienbanngu